¿Qué son los programas para firma digital?

Los programas para firma digital, también conocidos como software de firma electrónica, ofrecen un registro seguro de firmas mediante cifrado. Estos sistemas permiten a los usuarios adjuntar electrónicamente la imagen de una firma a un documento. Las soluciones de software de firma digital verifican la identidad del firmante y aceleran todo el proceso de firma de documentos.

¿Cuáles son las ventajas de los programas para firma digital?

Las ventajas del software de firma digital son:

• Crear un flujo de trabajo de firmas eficiente: la gestión manual de los flujos de trabajo de firma de documentos es una tarea laboriosa. Con los métodos manuales, es necesario supervisar a todos los firmantes y a menudo se requiere el envío manual del documento de un firmante a otro. Las soluciones de firma digital permiten a los usuarios diseñar un flujo de trabajo con distintas lógicas, como direccionamiento en paralelo (firma de múltiples personas sin un orden concreto), en serie (firma de múltiples personas en un orden específico) y mixto (combinación de métodos paralelos y en serie). Los usuarios también pueden supervisar en tiempo real el estado de las firmas necesarias desde un panel de control.
• Facilitar el cumplimiento con estándares/requisitos de documentos: en ciertos tipos de empresa es necesario asegurar que los documentos cumplen con determinados estándares/requisitos e incluyen, entre otros, marcas de agua, certificados de conclusión y divulgación de firmas. El incumplimiento de estas normas podría suponer la invalidación de contratos. Los programas de firma digital facilitan el cumplimiento garantizando que se satisfacen estos estándares en el proceso de firma. Las soluciones de firma digital pueden, por ejemplo, generar automáticamente certificados de conclusión cuando se completa cada transacción. Algunas soluciones ofrecen también pistas de auditoría que registran las actividades realizadas en el documento a lo largo de todo el proceso (como reenvíos, impresiones, firmas o rechazo de firmantes).
• Cerrar acuerdos más rápido: la gestión de flujos de trabajo de firma basados en papel supone una gran pérdida de tiempo, ya que los documentos deben pasar físicamente de un firmante a otro. El esfuerzo de supervisión de este proceso puede ser abrumador. Si los documentos deben enviarse a distintas ciudades y países, el flujo se complica aún más. El software de firma digital simplifica el proceso permitiendo a los usuarios firmar electrónicamente los documentos con distintos métodos de verificación. Esto agiliza las transacciones y da como resultado un cierre de acuerdos más rápido.

¿Cuáles son las funciones comunes de los programas para firma digital?

Las funciones más comunes de los programas para firma digital son:

• Autenticar: determinar y verificar la identidad de los firmantes y sus firmas mediante correo electrónico, SMS, llamadas telefónicas, perfiles de redes sociales y registro de geolocalización.
• Firmar electrónicamente: firmar documentos en el sistema de software y garantizar que solo firman el documento las personas pertinentes.
• Crear pistas de auditoría: supervisar las modificaciones en el documento, comprobar la fecha y hora de dichas modificaciones y verificar cualquier cambio en la propiedad del documento.
• Firmar desde el móvil: registrar firmas mediante una aplicación móvil o interfaz web.
• Gestionar múltiples firmantes: compartir documentos con múltiples usuarios y recopilar sus firmas en serie, en paralelo o mediante una combinación de ambas lógicas.

Consideraciones a la hora de comprar programas para firma digital

• Métodos de autenticación: el software de firma digital es seguro gracias a sus métodos de autenticación. Estas soluciones ofrecen distintos métodos de autenticación, como correo electrónico, código de acceso, teléfono o perfiles de redes sociales. Ciertos productos ofrecen también verificación mediante geolocalización, una función que registra las coordenadas GPS en el momento de la firma y valida a los firmantes según su ubicación. Si vas a comprar un software de firma digital, determina tus necesidades y políticas de autenticación y selecciona productos en consecuencia.
• Aplicación móvil: el personal móvil sigue creciendo en las empresas, por lo que las aplicaciones móviles comienzan a ser una necesidad. Estas aplicaciones, que permiten a los usuarios realizar distintas tareas sobre la marcha, aportan eficiencia y agilidad al negocio. Con las soluciones móviles de firma digital, los usuarios pueden tomar fotografías de documentos y contratos físicos, convertirlos en archivos PDF y asignarlos instantáneamente a los firmantes deseados. Los firmantes pueden ver los documentos que deben firmar y completar el proceso de firma directamente en la aplicación móvil. Si tu empresa tiene personal móvil o empieza a contar con él, deberás evaluar aquellos productos que incluyen esta funcionalidad.

Tendencias relevantes en software de firma digital

• La tecnología wearable entra en el espacio de mercado de firma digital: debido al aumento del riesgo de fraude en los procesos de firma, las empresas buscan soluciones de firma digital más seguras. La tecnología wearable ayuda a resolver este problema. Los proveedores de software han comenzado a integrar claves cifradas en chips inteligentes que, a su vez, se insertan en dispositivos wearable. Cuando se conectan mediante Bluetooth a los dispositivos móviles, estos chips sirven como prueba de la identidad del firmante. La adopción de la tecnología wearable en las pequeñas empresas es cada vez mayor, por lo que es de esperar que este método de identificación se popularice a lo largo de los próximos cinco años.
• El blockchain es el futuro del software de firma digital: la demanda de protocolos de seguridad más sólidos está impulsando la adopción de la tecnología blockchain. Los programas de firma digital impulsados por blockchain emplean claves de firmantes públicas y privadas para autenticar los contratos. Toda la información de transacciones asociada se encuentra disponible en una red distribuida pública en la que múltiples entidades autentican las firmas, por lo que las posibilidades de fraude se reducen significativamente.