¿Qué son los sistemas de gestión de pedidos?

Los sistemas de gestión de pedidos facilitan la administración de todo el proceso de pedidos, desde la aceptación inicial hasta el envío. Sus principales funciones incluyen procesamiento de pedidos, control de inventario, catalogación de productos y gestión de distribución. Estas soluciones ayudan a las empresas a coordinar sus operaciones de cadena de suministro, así como a gestionar sus estrategias de ventas multicanal. Además, el software ofrece funciones como procesamiento de pagos, marketing multicanal y gestión de relaciones con los clientes.

Esta categoría de software guarda relación con las plataformas de comercio electrónico , el software de entrada de pedidos y el software de inventario .

Ventajas de los sistemas de gestión de pedidos

Hoy en día las tiendas, tanto tradicionales como online, se enfrentan a muchos desafíos: canales de marketing cada vez más numerosos, expectativas de envío rápido y complejas cadenas de suministro. Para mantenerse competitivos, los comerciantes deben poder tramitar y enviar los pedidos de forma ágil y precisa. Los sistemas de gestión de pedidos ayudan a las empresas a acortar los tiempos de envío y aportan un mayor control sobre los procesos asociados. Este software ofrece las siguientes ventajas:

• Mejorar el servicio al cliente: los sistemas de gestión de pedidos proporcionan actualizaciones de estado en tiempo real para que los clientes puedan anticiparse a la entrega. Cuando el comprador introduce su información por primera vez, el software almacena datos como la dirección de envío y el método de pago. Así, el cliente no tiene que volver a introducir la misma información en sus futuros pedidos, lo que facilita una compra más rápida.
• Reducir los errores en el procesamiento de pedidos: cuando gestionas grandes volúmenes de pedidos provenientes de múltiples canales, es fácil cometer errores. Los sistemas de gestión de pedidos ofrecen funciones, como el etiquetado con códigos de barras, que garantizan que los pedidos se distribuyan a los destinatarios correctos.
• Procesar los pedidos más rápido: los sistemas de gestión de pedidos proporcionan una base de datos centralizada que almacena información del almacén, los envíos, los niveles de inventario y los empleados. Así, los comerciales pueden recuperar rápidamente la información que necesitan sin tener que llamar a la oficina ni buscar los datos en hojas de cálculo.

Funciones comunes de los sistemas de gestión de pedidos

• Introducir pedidos: registrar los pedidos recibidos en el sistema.
• Supervisar pedidos: realizar un seguimiento del estado de los pedidos a lo largo de la cadena de suministro hasta su entrega a los clientes.
• Gestionar pedidos en espera: gestionar pedidos de productos que no se encuentran disponibles en el momento debido a escasez de inventario.
• Gestionar el catálogo: crear y administrar catálogos digitales de productos con datos como precio y especificaciones.
• Gestionar inventarios: supervisar el inventario disponible y el flujo de mercancías desde los almacenes hasta el punto de venta.

Consideraciones a la hora de comprar sistemas de gestión de pedidos

• Oferta móvil: comprueba si las soluciones seleccionadas tienen aplicaciones móviles. Si es así, verifica que las aplicaciones cuenten con las últimas tendencias tecnológicas y del mercado, como alertas automatizadas relacionadas con eventos.
• Escaneo de códigos de barras: los códigos de barras lineales más comunes hoy en día son los UPC, 128 y 39. Investiga qué tipo de códigos de barras se usan en tu empresa para asegurarte de que el software elegido es compatible con tus requisitos. La mayoría de comercios minoristas emplean códigos de barras UPC; por otra parte, los sectores de distribución y transporte suelen emplear códigos 128. Los códigos 39 se usan, principalmente, en los sectores de defensa y automoción.
• Escalabilidad: si tu organización quiere crecer sin incurrir en repetidos gastos de software, asegúrate de elegir una solución escalable. El sistema que elijas debe ser flexible para poder adaptarse a escenarios futuros, como el aumento de empleados/clientes o la ampliación del catálogo de productos.

Tendencias relevantes en sistemas de gestión de pedidos

• Los robots gestionan las existencias y los envíos: las empresas ya usan robots para comprobar y reabastecer sus inventarios. Los robots pueden seleccionar productos y transferirlos a las ubicaciones deseadas. Los sensores y sistemas de aprendizaje cognitivo permiten a los robots evaluar la calidad del producto con algoritmos que guían toda la operación. Los sistemas de gestión de pedidos supervisan el progreso de los envíos en tiempo real. UPS emplea una herramienta de GPS con IA llamada ORION que crea rutas eficientes para sus flotas. ORION diseña estas rutas a partir de los comentarios de clientes y repartidores.
• El IoT y la automatización facilitan el trabajo: el IoT conecta un grupo de equipos o dispositivos para crear una red en la que los elementos conectados intercambian datos entre sí y trabajan de manera conjunta. Cada elemento envía información relevante a los demás para activar y modular las respuestas apropiadas, lo que consigue agilizar y automatizar las operaciones del almacén. Por ejemplo, cuando un escáner lee el código de barras de un producto, puede enviar la orden a un vehículo guiado automáticamente (AGV) para que este transporte el producto y lo almacene en una ubicación concreta.