Sistemas de seguimiento de candidatos

Redacción: Alejandra Aranda y Brian Westfall

Información básica para la compra de un sistema de seguimiento de candidatos o ATS

El sistema de seguimiento de candidatos (Applicant Tracking System o ATS) permite a las empresas regularizar sus procesos de contratación y conservar una base de datos con la información de los candidatos. Mediante el software ATS, los empleadores pueden guardar las solicitudes de trabajo y los currículums, evaluar a los candidatos según los requisitos de la contratación y analizar los datos del proceso de selección para obtener información de gran valor.

Los profesionales de la contratación y los responsables de recursos humanos suelen ser los principales usuarios de los sistemas de seguimiento de candidatos, pero también los emplean los responsables de la contratación con el objetivo de evaluar a los candidatos y programar las entrevistas. En las empresas de menor tamaño que no tienen una función especializada de búsqueda de personal, es posible que el propietario o director general recurra a los ATS para publicar las ofertas de empleo.

La mayor parte de los sistemas de seguimiento de candidatos del mercado fijan sus precios a través de las suscripciones mensuales. El coste de los sistemas más populares puede oscilar entre los 165 € al mes, cuando hablamos de un sistema básico que van a emplear unos cuantos usuarios, y los 2560 € al mes o más, cuando se trata de plataformas avanzadas destinadas a cientos de usuarios.

Los profesionales que vayan a adquirir un sistema de gestión seguimiento de candidatos o ATS por primera vez deben tener en cuenta su presupuesto, las necesidades de contratación de la empresa y las integraciones con el resto de su pila tecnológica de recursos humanos cuando estén evaluando las opciones que tienen. Consultar con las partes interesadas para determinar qué preguntas hacer a los proveedores de software puede resultar extremadamente útil para encontrar el sistema que más se ajuste a las necesidades del negocio. Entre otras cuestiones se encuentran las siguientes:

• ¿Qué puntos débiles de nuestra experiencia del candidato aborda el software?
• ¿Qué tareas de los procesos de selección puede automatizar el software?
• ¿De qué parámetros de contratación se puede hacer un seguimiento y un análisis con el software?
• ¿El software está más centrado en grandes volúmenes de contrataciones o en la búsqueda del talento de nicho con elevada cualificación?

¿Qué sistemas de seguimiento de candidatos han recibido más opiniones de usuarios?

Capterra identifica los mejores sistemas de seguimiento de candidatos en función de una combinación propia de valoraciones de los usuarios y popularidad, lo que ayuda a las empresas pequeñas a encontrar con eficacia el software ATS que mejor se ajusta a sus necesidades. A continuación se muestran los cinco productos con más opiniones de los usuarios de esta categoría:

Estas valoraciones se obtienen de la combinación de las valoraciones de los usuarios verificados y los datos de popularidad de búsqueda en la web que se encuentran a disposición del público en general:

• Puntuación de valoración: puntuación relativa del software según las valoraciones que han enviado los usuarios a Capterra, normalizada en función de la cantidad de opiniones recibidas y las fechas de publicación más recientes.
• Puntuación de popularidad: popularidad relativa del software según las tendencias de búsqueda en la web y la presencia de los productos en Internet.

¿Qué es un sistema de seguimiento de candidatos o ATS en selección de personal?

Un sistema de seguimiento de candidatos es un tipo de software de reclutamiento que ayuda a las empresas a gestionar sus procesos de selección de personal y a hacer un seguimiento de los candidatos a una oferta de trabajo a medida que van avanzando por el proceso de selección de personal.

El sistema de seguimiento de candidatos es el pilar fundamental de todos los procesos de selección y contratación de personal y permite a las empresas publicar ofertas de empleo, buscar candidatos para el puesto de trabajo, definir sus propios procesos de solicitud online del puesto y guardar los currículums recibidos. Los usuarios del software también pueden programar las entrevistas, solicitar comprobaciones de antecedentes o aprovechar los análisis para detectar los puntos débiles en la experiencia del candidato.

Gartner considera los sistemas de seguimiento de candidatos un segmento secundario del mercado de software más amplio dedicado a la gestión del capital humano(HCM, por sus siglas en inglés), que ha contabilizado unos ingresos anuales de 22.400 millones de dólares con un crecimiento de 11,7 % por encima de años anteriores desde 2022. [2] En Capterra hay 830 productos de seguimiento de candidatos, sobre los que se han enviado 7051 opiniones en el último año. [3]

Precios de los sistemas de seguimiento de candidatos

La mayor parte de los sistemas de seguimiento de candidatos del mercado fijan sus precios a través de suscripciones mensuales. El coste de los sistemas más populares puede oscilar entre los 165 € al mes, cuando hablamos de un sistema básico que van a emplear pocos usuarios, y un precio de 2560 € al mes o más, cuando se trata de plataformas avanzadas con cientos de usuarios.

• Los sistemas básicos de seguimiento de candidatos contienen la funcionalidad principal del seguimiento de candidatos, los perfiles de candidatos y la publicación de ofertas de trabajo.
• Un producto avanzado con un precio más elevado habitualmente incluye funciones adicionales, como la elaboración de informes avanzados, la puntuación automatizada de los candidatos y la personalización de la plataforma con la imagen de marca.

Los profesionales que vayan a comprarlo por primera vez deben tener en cuenta estos factores:

• La configuración, la personalización y la integración suelen conllevar costes iniciales
• El mantenimiento y la asistencia al cliente suelen figurar como costes recurrentes

A menudo, el precio se fija en función de la cantidad de usuarios o de empleados que tiene la empresa, pero también puede variar según la cantidad de ofertas de trabajo publicadas o el número de solicitudes que la empresa recibe. Para incentivar los contratos a largo plazo, los proveedores de software de seguimiento de candidatos pueden ofrecerte un descuento si te decides por una suscripción anual en lugar de una mensual.

Los compradores también pueden ahorrar dinero si recurren a un sistema de seguimiento de candidatos gratuito o que ofrezca un periodo de prueba sin coste. No obstante, el software gratuito puede tener ciertos inconvenientes, como el hecho de que el alojamiento y la reparación del sistema vayan por cuenta del cliente (en lugar de contar con la asistencia del proveedor incluida).

Como referencia, el 51 % de los compradores que están buscando un software de seguimiento de candidatos con los que hablamos el año pasado ha elaborado un presupuesto de entre 5 € y 10 € por trabajador al mes. [4]

Características de los sistemas de seguimiento de candidatos

Todos los software de ATS contienen funciones para hacer un seguimiento de los candidatos, introducir perfiles, publicar ofertas de trabajo y buscar candidatos. La mayoría de ellos cuenta con una variedad de características habituales o comunes, como la gestión de solicitudes de trabajo, almacenamiento de currículums y programación de entrevistas.

Características principales de los sistemas de seguimiento de candidatos

• Publicación de ofertas de trabajo: se pueden publicar ofertas de trabajo, hacerles un seguimiento y gestionarlas en varios canales. El 94 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Seguimiento de candidatos: se pueden registrar las interacciones, las notas tomadas y la evolución de los candidatos al puesto. El 93 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Perfiles de candidatos: se puede hacer un seguimiento de la información sobre el candidato, como el puesto, las cualificaciones profesionales, la experiencia y las habilidades, entre otros aspectos. El 91 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Búsqueda de candidatos: es posible buscar de forma activa posibles contrataciones para cubrir una vacante o elaborar procesos de búsqueda de talento.

Características habituales de los sistemas de seguimiento de candidatos

• Gestión de solicitudes: se pueden gestionar las solicitudes al puesto, hacer un seguimiento y guardarlas. El 88 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Almacenamiento de currículums: es posible subir y almacenar los currículums de los candidatos. El 84 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Gestión de puestos: es posible crear y gestionar puestos de trabajo de la empresa y listados de empleos. El 81 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Programación de entrevistas: se pueden programar las entrevistas con los candidatos al puesto de trabajo. El 79 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Incorporación: permite automatizar el proceso de contratación legal e incorporación de los nuevos trabajadores.
• Alertas y notificaciones: permite enviar alertas por correo electrónico o notificaciones emergentes en determinadas circunstancias.
• Gestión de evaluaciones: es posible crear, administrar y calificar las evaluaciones que ponen a prueba las habilidades y conocimientos de los candidatos.
• Comprobación de antecedentes: permite solicitar comprobaciones de antecedentes de los candidatos y gestionarlas.
• Herramientas de colaboración: es posible compartir mensajes, archivos y otro tipo de información importante con las partes interesadas del proceso de selección.
• Gestión de procesos: es posible hacer un seguimiento de los datos en las diferentes etapas del proceso de selección y contratación.
• Análisis de currículums: permite marcar con un aviso las solicitudes al puesto de trabajo y los currículums que contienen frases o palabras clave importantes.
• Gestión de flujos de trabajo: es posible crear flujos de trabajo y monitorizarlos para las tareas repetitivas de selección de personal.

Ventajas más importantes de los sistemas de seguimiento de candidatos identificadas por los usuarios

Comunicación más fluida entre los responsables de contratación, candidatos y otras partes interesadas: los usuarios afirman que algunas de las funciones de los sistemas de seguimiento de candidatos, como las notificaciones automáticas, el etiquetado de usuarios y la mensajería, aumentan el nivel de colaboración y la puntualidad en las respuestas.

«La herramienta de comunicación integrada facilita la interacción con los candidatos y con el equipo interno, lo que garantiza una colaboración impecable y una respuesta rápida a las consultas».

- Alfonso G., CEO en una empresa de tecnología

Capacidad de personalizar el software adaptándolo a los procesos propios de selección de personal: los usuarios manifiestan que sus software ATS tienen una gran cantidad de opciones de personalización para adaptarlo a sus necesidades y sus preferencias.

«Las plantillas personalizables y los flujos de trabajo automatizados han resultado especialmente útiles a la hora de optimizar las labores de selección de personal y de mantener la coherencia en cuanto a la comunicación con los candidatos».

- Salome J., administradora de RR. HH. en hostelería

Seguimiento e información sobre el candidato automatizados: los sistemas de seguimiento de candidatos hacen un seguimiento de los candidatos automáticamente a lo largo de todos los procesos de selección y facilitan datos que ayudan a mejorar los procesos en cuestión.

«Contribuyó a organizar y sistematizar el seguimiento de los candidatos, a definir la elaboración de informes de cara a nuestros profesionales internos de recursos humanos y a optimizar la recogida de datos».

- Tatiana R., trabajadora de RR. HH. en tecnología y servicios de TI

Inconvenientes más habituales de los software de ATS que han identificado los usuarios

En lo que se refiere a los inconvenientes que tienen los sistemas de seguimiento de candidatos, los usuarios que han enviado sus opiniones al respecto suelen señalar los problemas con errores o fallos del sistema que les impiden acceder a determinadas características.

El segundo inconveniente que más se ha mencionado es la rapidez. Los sistemas se ejecutan con mucha lentitud en condiciones normales de funcionamiento o tienen problemas de rendimiento que provocan retrasos.

El tercer inconveniente más señalado específico de los sistemas de seguimiento de candidatos es el del filtrado de los candidatos. Los usuarios afirman que los filtros desaparecen o no funcionan como tenían previsto, de forma que aparezcan únicamente los candidatos que están buscando.

Por último, los compradores deben tener en cuenta los siguientes problemas que afectan a los candidatos. Si no se configura de forma impecable el proceso de candidatura del software de ATS, es posible que se rechace a los candidatos con muchas posibilidades. En una encuesta reciente de Capterra, el 36 % de los usuarios españoles en búsqueda de empleo no terminaron de rellenar la solicitud del puesto porque era demasiado confusa, el 20 % no lo hizo por la cantidad de tiempo que requería y el 17 % porque se encontraron con errores o fallos. [5]

Asegúrate de buscar este tipo de problemas habituales cuando estés consultando las opiniones sobre el producto. Además, cuando asistas a demostraciones de diferentes sistemas de seguimiento de candidatos, pregunta a los proveedores qué problemas conocen que puedan afectar al rendimiento del sistema.

¿Para qué se usan los sistemas de seguimiento de candidatos?

El análisis de un extenso conjunto de opiniones sobre los software ATS destacan que los casos de uso más habituales son los siguientes:

• Gestión del proceso completo de selección de personal, de principio a fin: los profesionales de recursos humanos recurren a los ATS porque consideran que son la solución ideal para atraer a los candidatos en busca de empleo, evaluarlos y contratarlos.

• Creación y publicidad de las publicaciones de ofertas de empleo: independientemente de si se trata de una página interna de ofertas de trabajo, de un panel externo o de un sitio de redes sociales, los usuarios publican las ofertas de trabajo en diversos sitios para llamar la atención de los candidatos que buscan empleo.

• Seguimiento de los candidatos en varias ofertas de trabajo: las características como el filtro de candidaturas, la búsqueda de palabras clave o las notificaciones garantizan que ninguna candidatura se pierda en el proceso.

• Colaboración con los responsables en la toma de decisiones de contratación: el sistema de seguimiento de candidatos permite a los profesionales de recursos humanos comunicarse con los responsables de la contratación para obtener información sobre las necesidades que tienen en cuanto a talento y para programar sus entrevistas de los candidatos.

¿Quién utiliza el software ATS?

Dado que la selección de personal es una necesidad empresarial multifuncional, y que las empresas de todos los tamaños y sectores tienen que llevarla a cabo, los roles que utilizan el software ATS varían.

En una empresa pequeña, es probable que el propietario o el responsable de contrataciones recurran a un ATS básico para publicar las ofertas de trabajo. En empresas más grandes con un departamento especializado de recursos humanos, es posible que los responsables de contratación o de adquisición de talento opten por sistemas de software ATS más avanzados para buscar candidatos, programar entrevistas e identificar los cuellos de botella de los procesos de selección de personal.

Las notas de nuestras llamadas a asesores corroboran esta amplia variación, dado que algunos de los tipos de usuarios que se ponen en contacto con nosotros con mayor frecuencia sobre el software ATS son directores de RR. HH. (12 %), responsables de RR. HH. (11 %) y propietarios de empresas (8 %).

El sistema de gestión del seguimiento de candidatos se ha diseñado para que lo empleen empresas que contratan según sus propias necesidades. Si tu empresa es una agencia de colocación o de empleo, existen los software para agencias de colocación y los software para agencias de empleo, que cuentan con diferentes características que se ajustan a las necesidades concretas de este tipo de empresas (como la gestión de clientes).

Las personas que se han puesto en contacto con nosotros con mayor frecuencia para preguntar sobre el software ATS durante el último año, a menudo proceden de empresas con unos ingresos anuales de entre 6 y 25 millones de dólares y necesitan un sistema con capacidad para entre dos y cinco usuarios.

Integraciones habituales de los ATS

Según las conversaciones que se han mantenido durante el último año con compradores de software ATS, el 81 % prefieren un paquete integrado para satisfacer sus necesidades de ATS. En lugar de un sistema de seguimiento de candidatos independiente, las empresas suelen optar por la compra de un paquete integral para recursos humanos o de gestión del talento que no solo cuente con la capacidad de seguimiento de candidatos, sino que satisfaga también otras necesidades de RR. HH. Estas necesidades van desde la evaluación del desempeño hasta la motivación de los empleados.

Cuando los compradores necesitan integrar su software ATS o de seguimiento de candidatos con otros sistemas, el análisis de nuestra extensa base de datos de opiniones demuestra que las tres categorías con las que más habitualmente se necesita integrar el software ATS son: software de RR. HH., software de reclutamiento y herramientas de verificación de antecedentes laborales.

Tendencias recientes del software de ATS

La inteligencia artificial (AI) ofrece su ayuda: Gartner prevé que el 80 % de los proveedores de tecnología para la selección de personal hayan integrado ya la IA en sus productos en 2027. [3] La IA en el software ATS puede ayudar a los profesionales de contratación a redactar las publicaciones de ofertas de empleo, buscar candidatos e incluso llevar a cabo entrevistas de cribado. Pero los profesionales de la selección de personal deben tener cuidado con los candidatos que recurren a sus propias IA para engañar a los empleadores y obtener el puesto de trabajo.

La transparencia en la remuneración pasa a ser lo normal: en 2024, el 40 % de los responsables de la contratación de personal prevé que su empresa incluirá la información sobre el sueldo en las publicaciones de ofertas de trabajo en todas sus ubicaciones, lo que refleja un aumento del 15 % en comparación con 2022.[6] La transparencia en la remuneración se ha convertido en un factor extremadamente importante para lograr atraer el talento, por lo que deberías aprovechar no solo las funciones del ATS para mantener la transparencia en las remuneraciones, sino también un software de gestión de la compensación que garantice que los sueldos son competitivos en tu zona.

Obtén más información sobre cómo puede ayudar a tu empresa el sistema de seguimiento de candidatos

• Los 4 mejores programas para publicar ofertas de empleo gratis en España
• Los 5 software de recursos humanos mejor valorados y sus características clave
• La administración de los recursos humanos en la actualidad: retos y oportunidades

Fuentes

1. Datos de precio del software de Capterra: solo se incluyen en los análisis de precios los productos con información a disposición del público sobre precios y los productos de software cualificados dentro de la categoría. Las conversiones de divisas se basan en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y pueden diferir de los tipos de cambio actuales. Consulta la metodología completa aquí.

2. Market Guide for Talent Acquisition (Recruiting) Technologies, Gartner

3. Datos de opiniones de Capterra: las opiniones de Capterra proceden de usuarios verificados de cada uno de los productos de software. A efectos de este informe, hemos analizado las opiniones del año anterior a fecha de producción. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo. Obtén más información sobre nuestro proceso de verificación de opiniones.

4. Metodología de las notas de los asesores de Capterra procedentes de llamadas: las conclusiones se basan en las conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra ha mantenido con empresas pequeñas y medianas que buscaban un software de seguimiento de candidatos. A efectos de este informe, hemos analizado las interacciones telefónicas del año anterior a fecha de producción. Consulta la metodología completa.

5. La encuesta de Capterra sobre la Inteligencia Artificial para la Búsqueda de Empleo 2024 (Job Seeker AI) se llevó a cabo en julio de 2024 con 2997 participantes de EE. UU. (n: 250), Canadá (n: 250), India (n: 250), Brasil (n: 250), México (n: 250), Reino Unido (n: 250), Francia (n: 247), Italia (n: 250), Alemania (n: 250), España (n: 250), Australia (n: 250) y Japón (n: 250). El objetivo del estudio era conocer los factores que llevan al uso de la IA en los procesos de selección de personal y el nivel de prevalencia del uso de herramientas de IA entre los demandantes de empleo. Los participantes se cribaron de forma que todos estuvieran en búsqueda activa de empleo.

6. 8 Trends That Will Shape Talent Acquisition Strategy for 2024, Gartner