El software de gestión de los servicios de campo permite a las empresas gestionar y comunicarse con el personal móvil que se encuentra sobre el terreno. Las soluciones de gestión de los servicios de campo mejoran la productividad de los empleados y la experiencia de los clientes facilitando un contacto constante entre el personal de campo y la oficina de distribución. También proporcionan acceso a información del cliente, historial de servicio, herramientas de planificación y base de conocimientos de la empresa.

Los sistemas de gestión de los servicios de campo gestionan los flujos de trabajo reduciendo la documentación administrativa, solucionando problemas de distribución, alertando de solicitudes urgentes, seleccionando técnicos idóneos según las tareas y controlando el consumo de combustible con rutas optimizadas. Estos sistemas se usan, principalmente, en empresas del sector servicios (como empresas de plomería, limpieza, calefacción, ventilación o climatización).

Ventajas del software de gestión de los servicios de campo

• Aumentar la satisfacción del cliente: los sistemas de gestión de los servicios de campo mejoran la coordinación entre los miembros del equipo y ayudan a las organizaciones a reducir el tiempo de respuesta a solicitudes de servicio. Los gerentes pueden mejorar la atención al cliente identificando al técnico que se encuentra más cerca de la ubicación del cliente y que cuenta con los conocimientos y habilidades necesarios para resolver su problema.
• Ver la información en tiempo real: los sistemas de gestión de los servicios de campo permiten a las empresas supervisar la ubicación de los empleados, el historial de los clientes, el estado del trabajo y la información de los activos en tiempo real. Todo ello ayuda a que el negocio funcione con fluidez. Esta información también se puede compartir con el personal de la oficina para reasignar tareas o reprogramar citas cuando los empleados no se encuentran disponibles.
• Automatizar actividades: los sistemas de gestión de los servicios de campo automatizan tareas rutinarias de la empresa, como la preparación de presupuestos y facturas, el seguimiento de tiempo y asistencia, la comunicación con los clientes y la gestión de tareas recurrentes. Esta automatización brinda una mayor eficiencia en caso de que el cliente necesite realizar cambios y libera a los gerentes para que puedan dedicarse a la productividad del equipo.

Funciones comunes de las soluciones de gestión de los servicios de campo

• Distribuir: asignar técnicos de campo a las solicitudes de servicio de los clientes y supervisar su ubicación en tiempo real.
• Acceder desde el móvil: permitir a los empleados tomar fotos, leer códigos de barras y visualizar rutas optimizadas a la ubicación de los trabajos. Registrar las firmas de los clientes y ofrecer precios dinámicos de piezas.
• Programar: priorizar las tareas con una interfaz de tipo arrastrar y soltar y asignarlas a los técnicos. Definir reglas de programación para la asignación de tareas y sincronizar datos para visualizar el estado de los trabajos.
• Gestionar órdenes de trabajo: usar plantillas predefinidas para crear, asignar, reasignar o eliminar órdenes de trabajo. Registrar la firma del cliente tras haber completado el trabajo.
• Mantener una base de datos de contactos: crear una base de datos con capacidad de búsqueda para almacenar información sobre los clientes y el equipo a mantener. Añadir campos personalizados según los requisitos de la empresa.
• Aceptar pagos sobre el terreno: integrar socios de procesamiento de pagos para aceptar pagos online.
• Supervisar el historial de servicio: supervisar el historial de servicio a clientes y equipos para resolver los problemas más fácilmente y comprobar los trabajos previos.

Consideraciones a la hora de comprar soluciones de gestión de los servicios de campo

• Opciones de configuración y personalización: aunque todas las empresas de servicios gestionan órdenes de trabajo, proyectos, contratos y personal móvil, los procesos de trabajo son diferentes en cada negocio. Busca un sistema de gestión de los servicios de campo que permita realizar modificaciones según las necesidades de tu empresa, desde añadir campos personalizados a las facturas, tipos de informe o disponibilidad hasta generar flujos de trabajo concretos y funciones de marca blanca para adecuar la solución a la empresa.
• Integración con otras herramientas: la mayoría de las empresas usan múltiples soluciones de software para gestionar sus operaciones diarias, por lo que es importante que tengas en cuenta la integración con las herramientas que ya usas a la hora de seleccionar un sistema de gestión de los servicios de campo. Antes de comprar un sistema de gestión de los servicios de campo, asegúrate de que podrás sincronizar sin problemas la información de clientes, empleados e inventario con las soluciones que ya usas.

Tendencias relevantes en software de gestión de los servicios de campo

• Los chatbots influirán en el software de gestión de los servicios de campo: actualmente, los técnicos de servicio de campo buscan la información del cliente navegando manualmente por las soluciones de software de su empresa. En los próximos años, la adopción de la tecnología de interfaz de usuario conversacional en los sistemas de gestión de los servicios de campo permitirá a los técnicos interactuar con los chatbots en tiempo real. Los bots podrán encontrar al instante los datos del cliente y el historial de servicio de los equipos. Los chatbots también facilitarán la programación permitiendo que los clientes reserven solicitudes de servicio mediante el chat en lugar de usar el teléfono. Además, podrán enviar alertas en tiempo real, recordatorios y notificaciones push de manera automática a clientes y trabajadores.
• El Internet de las cosas (IoT) y la inteligencia artificial (IA) potenciarán el mantenimiento predictivo: el mantenimiento predictivo reduce los costes de reparación, evita los tiempos de inactividad y ayuda a cumplir los acuerdos de mantenimiento. Con la creciente adopción de tecnologías de IA e IoT, los sensores instalados en los equipos transferirán a la nube datos sobre las condiciones de las máquinas en tiempo real. Las empresas podrán usar herramientas de IA e IoT para acceder a los datos, analizarlos, evaluar las condiciones de las máquinas y programar mantenimientos preventivos.